我如何將GTD應用至Notion? 擺脫低效率工作方式 - 試試這5個步驟吧！

 https://www.youtube.com/watch?v=PIkCARsL3Q8&t=32s

 

字幕

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你是不是一個有目標和理想的人

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卻因為沒有一個有效的方法

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來管理所有事情

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來管理所有事情

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導致只有遇到比較大型的專案

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就會覺得被壓的喘不過氣來

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每天都過得很焦慮

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嗨，大家好

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歡迎回到這個YouTube頻道

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我是薑餅資

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如果你覺得剛剛那個情景很熟悉的話

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也不用太緊張

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因為那就是我以前的生活

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我自己覺得我還算是一個蠻自律的人

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因為我有很多想做的事

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然後也有很多目標想要達成

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但我以前常常都是

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今天想要做什麼就做什麼

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非常的沒有計劃跟組織

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所以我發現我很少達成

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我設定好的目標

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然後也會常常覺得

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我自己什麼都做不好

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所以我就開始研究很多方法

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要如何做好時間管理

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來提高我的工作效率

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後來我就David Allen的這本

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Getting Things Done

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搞定這本書

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找到了改善的方法

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所以這支影片就要來跟大家分享

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我是如何從

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原本生活很雜亂沒有計畫

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每天都過得很焦慮

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到現在實際執行了書中提到的

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5個提高工作效率的步驟

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讓我現在每天都很明確知道

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自己要做什麼事情

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我們就直接開始吧

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在分享書中提到的方法之前

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我想要先分享我以前的工作方法

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我覺得他有三個問題

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或許你也有這些問題

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那我覺得只要改掉這些壞習慣

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整個工作流程其實都會大幅的提升

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首先第一個是

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我沒有把所有要做的事情都寫下來

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我發現我以前很常

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被別人交代要做什麼

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或者是我突然想到有什麼要做

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但我都沒有習慣把它們記下來

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而是用我的大腦記得這件事情

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想說應該不會忘記吧

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等等就把它做完

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但結果就是

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嗯...你知道的

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我常常就還是忘記做這件事

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然後每次到隔天才會想起來

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喔！我怎麼又忘記坐這件事情了

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雖然後來有嘗試

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把要做的事情記下來

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但我發現我的第二個問題就是

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這些記下來的事情

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都散落在不同的地方

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因為我會用很多不同的app

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來提醒我要做什麼

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如果是像開會和朋友約吃飯

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這種比較固定的行程

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我就會用Google Calendar

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把他記下來

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如果是老闆交代我要做報告

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我就會記在手機的備忘錄

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如果是像買牛奶這種雜事

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我就會用提醒事項設定時間

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提醒我要做這件事

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那我也用過其他App

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像是Evernote

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Todoist

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Trello等等

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總之，我的筆記就散落在各個地方

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我每次都要花很多時間

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在不同的app裡查看我要做的事情

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或者是要用我的大腦記得

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哪些事情在哪個app裡面

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而且有時候我設定好時間

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但真的到那個時間的時候

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我並不是每次都有空

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像剛剛說的買牛奶的例子

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假設我設定在晚上6點去買

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但可能到6點的時候

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我還在健身房裡運動

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我就會把它延後或是把他按掉

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然後用我的腦袋記著

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所以我就會常常想著

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我是不是有什麼事情要做

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然後搞得每天都覺得壓力很大

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然後很焦慮

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第三個問題是

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我沒有把每個任務的

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下一步行動寫的很清楚

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我以前在列待辦清單的時候

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都是寫像做影片

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做報告、讀書

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這樣子非常不明確的任務

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因為這件事情其實根本無法行動

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或者是我想做

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但是會覺得阻力很大

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因為光看做影片

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會不知道要做什麼

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那做影片其實

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它還包含了很多行動

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像是寫大綱、錄製影片、剪輯

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上字幕、找音樂等等

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如果只寫一個做影片

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會根本不知道要怎麼開始

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然後就會想要拖延

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為了解決這個困擾我很久的問題

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我看很多時間管理的書

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也研究了很多不同的筆記方法

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希望可以改善我的工作效率

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直到有一天我看了

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美國時間管理大師

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David Allen寫的

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Getting Things Done

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搞定這本書

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我才發現原來我以前的工作模式

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是超級沒有效率的

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是超級沒有效率的

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因為學校從來沒有教過我們

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要怎麼樣有效率的

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管理你的工作和生活

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而且以前學生的生活

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其實蠻固定的

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就是每天去時要上課

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然後老師會指定好

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那天的回家作業

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所以其實也不太需要思考

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每天要做什麼

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就是把那天指定的作業完成就好

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但出了社會之後

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沒有人會幫你安排每天要做什麼

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你需要為你的一整天負責

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當我們沒有事先做好

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每天的計畫的時候

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會不知道我們當下該做什麼

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然後就會開始拿出手機滑IG

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在不知不覺中浪費掉很多時間

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這也是為什麼我們每天都覺得很忙

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但好像什麼事情都沒有完成

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我自己在看完搞定這本書之後

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實際嘗試了書中提到的

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5個步驟

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那就是

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捕捉、理清

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整理、回顧

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和執行

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發現我的工作效率

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好像真的有變好

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就是完成的事情有變多

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平常那種焦慮和壓力好像也有變少

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書中有分享一張流程圖

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我覺得整理得很好

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在這邊分享給大家

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首先，第一步捕捉

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就是把所有你想到

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要做的事情

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我們把統稱為雜事

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都放在我們的收件匣裡

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像我在Notion裡

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就建立了一個任務收件匣

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讓我可以把所有想到的事情

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都放到這裡面

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這樣我就不需要用我的腦袋記著

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第二步理清

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就是要判斷這件雜事

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是不是可以行動的

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如果不是，就丟到垃圾桶

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或者是放到將來也許清單

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或是參考資料

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如果可以行動

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那他的下一步行動是什麼

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是可以在兩分鐘之內完成的嗎

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如果是，就馬上把他完成

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如果不是，就要進行第三步的整理

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如果不是一定要自己做的事情

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就把他委派給別人

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然後放入等待清單

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如果是固定的行程

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就放到行事曆

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那如果不是在兩分鐘內可以完成

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而且又一定是你自己要做的

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就把它放在下一步行動清單

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我在任務收件匣這邊新增任務的時候

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都是把他預設成下一步行動清單

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因為大部分的事情都是需要我自己來做

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而且不能在兩分鐘之內完成的

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如果我有把事情委派給別人的話

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我就會把清單這邊改成

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等待清單

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如果是我現在想到未來可能想做

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但是因為現在還沒有時間

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像是學習python程式語言

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或是衝浪

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我覺得把清單設成將來也許清單

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這樣我就不需要記得我想要

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做這件事情

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但又害怕忘記

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而且我可以在每週定期回顧的時候

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想想是不是可以開始

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規劃這個計畫

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如果是固定行程

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像開會和朋友聚餐

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我會從我的Google Calendar

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裡面新增

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因為我有把Google Calendar

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連結到我的Notion

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所以他也會自動同步到

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到我的任務資料庫這裡

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像我這邊線上晨會點開

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這邊有一個

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Google Calendar

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的checkbox

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然後他是打勾的

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然後他這邊設定的日期也比較特別

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就可以知道這是

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這是從Google Calendar

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裡面新增的任務

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如果是參考資料

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我會直接新增到我的想法捕捉頁面

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以上就是我把GTD工作管理法

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應用到Notion的方式

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第四步是回顧

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就是要不斷地檢視

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我們的系統

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有哪些工作還沒有完成

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或者是我沒有沒有把

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前三個步驟執行得很徹底

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我沒有沒有忘記哪些任務

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沒有放進收件匣

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有沒有把他們整理到

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各自該去的清單

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同時這個回顧

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可以讓我們用一個

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更宏觀的角度來檢視

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自己是不是在正確的道路上

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第五步是執行

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就是實際把這些分類好的任務完成

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我的Notion這邊

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就有我的每日任務

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每天只要專心的

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把安排好的任務完成

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我就可以知道我

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我的目標又更接近一步了

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這就是David Allen

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提到的5個提高工作效率步驟

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我覺得這個工作系統

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對我最大的改變就是

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我現在都會

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把所有我想到要做的事情寫下來

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我覺得光做完這件事情

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整個心情就會變得很輕鬆

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因為我可以很清楚看到自己

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有哪些事情要做

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而不是一直用我的大腦記得要做什麼

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所以如果你跟我一樣

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是一個有目標和理想

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但是因為沒有一套好的工作方法

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讓你不知道要怎麼有效率的

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完成一件事情

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我覺得你可以去閱讀

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David Allen的

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Getting Things Done

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搞定這本書

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保證你會有一種豁然開朗的感覺

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好那這支影片就到這邊

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那我們就下支影片見，拜拜