我一直是個內向的人。當我獲得神經科學博士學位後找到第一份工作時，我擔心我會很難與他人交流。
但我很快了解到，我不需要強迫自己變得外向。成功人士，尤其是內向的人，最被低估的技能是清晰書寫的能力。
不管您身處哪個行業。如果您是一位深思熟慮且具有戰略眼光的作家，您將對自己的互動更有信心——在電子郵件、公開演講甚至閒聊中。
這是我最好的建議：
1. 為您的消息選擇正確的格式。
在傳達想法或請求之前，請確定傳遞信息的最佳格式。
例如，如果您要共享涉及復雜數據的研究，那麼顯示圖表和圖像的 PowerPoint 可能是最佳格式。
如果您要宣布管理決策，請發送詳細的電子郵件。要點是讓讀者關注和消化信息的好方法。您也可以使用“STAR”方法：情況、任務、行動和結果。
對於 進度更新或收集反饋等討論，一封簡短的電子郵件或親自拜訪通常就足夠了。
2. 避免使用行業術語。
簡單明了的語言是表達複雜主題的最有效方式。避免行話或行業首字母縮略詞，無論您認為它們多麼普遍。
考慮使用圖形或類比來說明你的觀點。我見過的最好的例子之一是一位高管設計了他的年度財務戰略演示文稿來模仿兒童讀物。
但不要包含可能偏離主題或使聽眾不知所措的無關細節。如果對話不需要，請將其移至筆記底部。
3. 減少聽眾需要付出的努力。
您的收件人整天都被電子郵件和文檔轟炸。所以在你發送任何東西之前：
- 提醒他們您聯繫的原因（例如“關於昨天的會議……”）。
- 對電子郵件進行格式化，使其在手機屏幕上易於閱讀（例如，簡短的帶項目符號的句子）。
- 指出行動項目（例如，“接下來的步驟是……”、“截止日期是……”）。
- 如果您的消息超過一頁，請創建一個單獨的文檔作為附件並使用電子郵件提供亮點。
不要假設聽眾和你有相同數量的上下文。提供基線信息，讓大家站在同一起跑線上。
4.展示你的作品。
如果您正在處理一個可能引起爭議的話題（例如，分配預算或重組公司部門），請引導讀者了解您的思考過程。
這種方法可以建立信心並向人們表明您是周到的，可以將許多細微的觀點結合在一起，並且可以在涉及重大決策時提供關鍵背景。
邀請反饋，並記下任何疑慮。
5. 準確書寫。
最後，您要確保在工作的各個方面都展現出強大而乾練的風采。
在你發送任何東西之前：
- 不要馬虎。檢查拼寫錯誤、語法和數字的一致性。
- 避免不必要的笑話和幽默。他們的書面翻譯效果不佳，尤其是對於不認識您的人。
- 挑戰自己，盡可能多地刪除單詞、句子甚至整個想法。然後問：我的論文還站得住腳嗎？
從本質上講，您應該像對待有價值的貨幣一樣對待單詞。
Juliette Han是神經科學家、生物技術主管、哥倫比亞商學院教員和哈佛醫學院學術顧問。她擁有哈佛大學神經科學博士學位，以及加州大學洛杉磯分校生理科學碩士學位和神經科學與生理科學學士學位。在Instagram、TikTok、Twitter和LinkedIn上關注朱麗葉。
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